Tips voor het huren van de perfecte vergaderruimte

Anno 2023 is het steeds gebruikelijker dat bedrijven een vergaderruimte huren wanneer ze deze nodig hebben. Een ideale oplossing wanneer je weinig ruimte in je eigen bedrijfspand hebt. Bovendien kun je zo eenvoudig een centraal punt in de stad kiezen en wordt je op deze manier ook niet gestoord door collega’s. Bovendien kan een nieuwe ruimte ook meer inspiratie bieden. Wil je een vergaderruimte in Arnhem huren? In dit artikel laten we je zien waar je op moet letten bij het huren van een vergaderruimte.

Wie zijn de genodigden

Bedenk voordat je een ruimte gaat huren eerst hoeveel mensen er zullen komen en waar deze vandaan komen. Komen er bijvoorbeeld werknemers vanuit vestigingen verspreid door heel het land? Dan is een vergaderruimte die eenvoudig te bereiken is en centraal gelegen een goede optie. En bepaal ook de grote van de ruimte die je wilt huren van te voren. Wordt de vergadering doro slechts 10 man bijgewoond of en is er maar 1 spreker? Dan heb je een andere ruimte nodig dan een interactieve vergadering met hetzelfde aantal mensen.  

Wat is de functie van de vergadering?

Vergaderingen kunnen verschillende functies hebben. Stem de ruimte af op de functie van je vergadering. Is het bijvoorbeeld een meeting waar alleen informatie gedeeld zal worden, Of zal het juist een interactieve vergadering zijn?  Belangrijk is dat je hier van te voren over nadenkt en aan de hand van de functie de ruimte uitkiest. Zo is het handig om eerst een lijstje voor jezelf te maken met wat er allemaal in de ruimte aanwezig zal moeten zijn. Denk hierbij aan presentatiemateriaal, en de inrichting van de ruimte maar ook de ambiance is belangrijk. Bij een serieuze vergadering wil je uiteraard niet gestoord worden door geluiden van buitenaf. 

Algemene overwegingen

Tegenwoordig gebruiken we voor bijna elke presentatie wel internet. Heb jij een sterke verbinding nodig tijdens de vergadering? Vraag dan of je de verbinding op de locatie mag testen, zo kom je tijdens de vergadering zelf niet voor verrassingen te staan.  Bedenk ook van te voren wat voor faciliteiten je verwacht wat betreft koffie en eventuele lunch. Heb je aan thee, koffie en water voldoende? Of wil je bij een langere vergadering ook graag een lunch verzorgt hebben? Vergeet niet om dit vooraf te controleren of jouw gekozen locatie kan voldoen aan jouw wensen. Een punt wat verder vaak vergeten wordt te checken, maar zeker niet onbelangrijk is, is de aanwezigheid van stroompunten. Zeker wanneer er tijdens de vergadering veel gebruik gemaakt zal worden van laptops zijn voldoende stroompunten een must.Hoewel je zou denken dat de meeste vergaderruimtes deze in overvloed zullen hebben is dat nog steeds niet bij alle aangeboden ruimtes het geval. Een belangrijk punt om van te voren te checken dus!